در بسیاری از فرآیندهای اداری مانند ثبتنام در آزمون استخدامی، دانشگاه، مدارس یا گزینش، لازم است مدارک موردنیاز را بهصورت اسکنشده و دیجیتال ارسال کنید. اما شاید ندانید که چطور باید مدارک را با کیفیت مناسب اسکن کرد و فایل نهایی را آماده بارگذاری نمود. در این مقاله، قدمبهقدم آموزش میدهیم چطور مدارک را حرفهای و استاندارد اسکن کنیم.
اسکن مدارک یعنی چه؟
اسکن کردن به معنی تبدیل نسخه کاغذی مدرک به فایل تصویری یا PDF با کیفیت مناسب است. این فایل باید:
-
خوانا و واضح باشد
-
حجم مناسبی داشته باشد (کمتر از ۵ مگابایت در اکثر سامانهها)
-
فرمت قابلقبولی داشته باشد (JPG یا PDF)
-
بدون حاشیههای اضافی یا نور زیاد باشد
روشهای اسکن مدارک
۱. اسکن با موبایل (بدون نیاز به اسکنر)
روش سریع، آسان و بدون نیاز به دستگاه اضافی!
اپلیکیشنهای پیشنهادی:
-
Adobe Scan
-
CamScanner
-
Microsoft Lens
-
Google Drive (برای کاربران اندروید)
مراحل:
-
اپلیکیشن را نصب و باز کنید.
-
مدرک را روی سطح صاف و روشن قرار دهید.
-
دوربین را تنظیم و از مدرک عکس بگیرید.
-
تصویر را برش (crop) و تنظیم نور انجام دهید.
-
خروجی را به صورت PDF یا JPG ذخیره کنید.
-
فایل را به کامپیوتر یا سامانه موردنظر منتقل کرده و بارگذاری کنید.
۲. اسکن با اسکنر و کامپیوتر
روش حرفهای و با کیفیت بالا برای دفاتر و کسانی که اسکنر دارند.
مراحل:
-
مدرک را روی شیشه اسکنر قرار دهید.
-
نرمافزار اسکن (مثل Windows Fax and Scan یا نرمافزار اختصاصی دستگاه) را باز کنید.
-
رزولوشن را روی ۲۰۰ یا ۳۰۰ dpi تنظیم کنید.
-
رنگ را روی Grayscale یا Color تنظیم کنید (بسته به نوع مدرک).
-
فایل خروجی را با فرمت JPG یا PDF ذخیره کنید.
-
حجم فایل را بررسی کرده و در صورت نیاز، با نرمافزارهای فشردهسازی کاهش دهید.
نکات مهم هنگام اسکن مدارک
✅ خوانایی بالا: متن، امضا و عکس مدرک باید واضح باشد
✅ اندازه مناسب: تمام چهار طرف مدرک در تصویر باشد
✅ بدون سایه: در نور کافی عکس بگیرید تا سایه نیفتد
✅ نامگذاری فایلها: نام فایل را مشخص بنویسید (مثلاً کارت ملی.jpg، مدرک تحصیلی.pdf)
✅ حجم فایل: بیشتر سامانهها حجم کمتر از ۲ یا ۵ مگابایت را میپذیرند
سوال متداول: آیا عکس ساده از مدرک هم قابل قبول است؟
اگر عکس با دوربین موبایل کاملاً صاف، روشن، بدون سایه و در فرمت مناسب باشد، در بسیاری از سامانهها قابل قبول است. اما استفاده از اپلیکیشنهای مخصوص اسکن باعث افزایش کیفیت نهایی میشود.
خدمات الو ۹۸ برای اسکن و بارگذاری مدارک
اگر به اسکنر دسترسی ندارید یا در فرمتکردن و فشردهسازی مدارک مشکل دارید، با ما تماس بگیرید. تیم پشتیبانی الو ۹۸ بهصورت غیرحضوری راهنمایی کامل برای تهیه و ارسال مدارک به شما ارائه میدهد. تماس با شماره ۹۰۰۰۰۹۹۸ رایگان است.